Digitalizace cestovních příkazů a náhrad

Efektivní správa zaměstnaneckých výdajů a cestovních náhrad

Digitální transformace manuálního procesu schvalování cestovních příkazů (domácích i zahraničních). Zajištění kontinuity jednotlivých kroků a nezávislost na čase a místě jejich zpracování díky dostupnosti i na mobilní aplikaci. 

Zjistit více

O produktu

Jednoduché a uživatelsky přívětivé řešení pro usnadnění všech činností spojených s přípravou, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest s bohatými možnostmi integrace na ostatní firemní systémy. Kontrolujte a zadávejte transakce pohodlně ze svého počítače či mobilu. Jednoduché řešení pro zaměstnance, vedoucí pracovníky a účetní oddělení, které poskytuje přehled o pracovních cestách a jejich vyúčtování.

Vytváření žádosti

Vytváření návrhů na schválení pracovní cesty (domácí i zahraniční) prostřednictvím libovolně nadefinovaného formuláře včetně schválení limitů výdajů dříve, než cestující vyrazí na služební cestu.

Schvalování

Nastavení libovolného, komplexního scénáře schvalování požadavku na služební cestu, včetně jedno, nebo vícekrokového schvalování.  Jednoduché schválení prostřednictvím mobilní aplikace s možností také přidat digitální podpis.

Digitální zpracování

Ke každé služební cestě lze přiložit elektronické doklady, účtenky, faktury za ubytování a uchovávat je digitálně na jendom místě – pod přehledem výdajů. Dokumenty lze automatizovaně transformovat do libovolného formátu (doc, xls, pdf).

Upozornění na termíny

Zvolte si, zda chcete být upozorněni na blížící se termín schválení služební cesty nebo vyúčtování. Upozornění si můžete nechat zaslat e-mailem nebo zobrazit přímo v přehledech – moje aktivity a to v mobilní aplikaci.

Transparentnost

Neustálý přehled výdajů za služební cesty s možností okamžité kontroly nákladů na konkrétního zaměstnance. Dále přehled náhrad k proplacení včetně jejich výše a také služební cesty čekající na schválení. Získáte dokonalou kontrolu dodržování rozpočtů jednotlivých oddělení

Integrace na ostatní systémy

Počítáme s integrací na vaše stávající systémy, ve kterých evidujete osobní údaje zaměstnanců, jejich role a organizační struktury. Napojení na účetní systémy, je pro nás samozřejmost.

O Produktu MyDigitrips

Jednoduché a uživatelsky přívětivé řešení pro usnadnění všech činností spojených s přípravou, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest s bohatými možnostmi integrace na ostatní firemní systémy. Kontrolujte a zadávejte transakce pohodlně ze svého počítaču či mobilu. Jednoduché řešení pro zaměstnance, vedoucí pracovníky a účetní oddělení, které poskytuje přehled o pracovních cestách a jejich vyúčtování.

Vytváření žádosti

Vytváření návrhů na schválení pracovní cesty (domácí i zahraniční) prostřednictvím libovolně nadefinovaného formuláře včetně schválení limitů výdajů dříve, než cestující vyrazí na služební cestu.

Schválovaní

Nastavení libovolného, komplexního scénářů schvalování požadavku na služební cestu, včetně jedno- nebo vícekrokového schvalování  Jednoduché schválení prostřednictvím mobilní aplikace s možností také přidat dititální podpis.

Digitální zpracování

Ke každé služební cestě lze přiložit elektronické doklady, účtenky, faktury za ubytování a uchovávat je digitálně na jendom místě – pod přehledem výdajů. Dokumenty lze automatizovaně transformovat do libovolného formátu (doc, excel, pdf).

Upozornění na termíny

Zvolte si, zda chce být upozorněni na blížící se termín schválení služební cesty nebo vyúčtování. Upozornění si může nechat zaslat e-mailem nebo zobrazit přímo na mobilní aplikaci v přehledech – moje aktivity.

Transparentnost

Přehled nad výdaji služebních cest s možností okamžité kontroly nad náklady zaměstnanců, která služební cesta čeká na schválení a kdy dojde k proplacení náhrad a v jaké výši. Kontrola nad dodržováním rozpočtů pro jednotlivé oddělení a typy cestovních výdajů.

Integrace na ostatní systémy

Počítáme s integrací na vaše stávající systémy, ve kterých evidujete osobní údaje o zaměstnancích, jejich nadřízených, a organizačních strukturách. Napojení na účetní systémy např. při proplacení služebních cest je samozřejmostí.

Výhody řešení

  • Digitalizace procesů zpracování cestovních výdajů
  • Nahrazení papírových formulářů
  • Zamezení chybovosti při zpracování cestovních náhrad
  • Rychlejší kontrola vyúčtování
  • Celkový přehled o stavu zpracování
  • Automatický schvalovací proces
  • Zaznamenaní každé aktivity s dokumentem
  • Škálovatelná platforma pro řízení obchodních procesů
  • Integrace na firemní systémy, LDAP, Active Directory
  • Produkt v souladu s českou legislativou  
  • Služba dostupná na mobilních zařízeních
  • Integrace na ERP účetní systémy
  • Podpora více jazyků a cizích měn
  • Lokální podpora v českém jazyce
  • Rozsáhlá integrace s jinými obchodními aplikacemi a systémy pro sdílení obsahu (tj. Box a Google Drive)
  • Robustní platforma, která zajišťuje, že nedojde k výpadku systému nebo výpadku aplikace
  • Všechny kroky a činnosti spojené s agendou služebních cest přímo v aplikaci

Řešení je postaveno na Enterprise open-source platformě Alfresco (ECM).

Řešení MyDigitrips je postaveno na open source platformě Alfresco.

Klíčové funkce

  • E-mailová upozornění a oznámení v aplikaci
  • Nativní aplikace pro systémy iOS a Android
  • Centrální správa dokumentů, včetně naskenovaných dokladů o cestovních výdajích
  • Výkonná analytika poskytuje nástroje pro kontrolu, analýzu a optimalizaci procesů
  • Možnost libovolných zákaznických úprav ​
  • Vytvoření libovolné šablony dokumentu, automatizace činností a výpočet cestovních náhrad
  • Nastavení libovolného více-krokového schvalovacího procesu
  • Elektronický podpis pomocí DocuSign
  • Pokročilé a výkonné modelování procesů, za podpory standardů BMPN 2.0 a DMN

Máte naši podporu

Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, ba naopak začíná. Nejste si jistí, zda MyDigitrips řešení je pro vás vhodné? Zanechte nám kontakt. Poradíme a poskytneme vám demo ukázku našeho produktu.

icon - helpdesk

Podpora

Poskytujeme podporu pro naše zákazníky v českém jazyce v režimu 24/7.

Školení

Klademe důraz na proškolení vašich zaměstnanců. Záleží nám na tom, jak se jim pracuje.

Nadstavbové úpravy

Zajišťujeme úpravy MyDigitrips na míru vašim individuálním potřebám. Flexibilně a rychle.

Jsme vaším partnerem

Pokud vás naše řešení MyDigitrips  zaujalo, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám poskytneme více informací.

+420 216 216 913

Napište nám

Information Systems Factory Group s.r.o.
Švábova 772/18, Hlubočepy,
152 00 Praha 5

IČ: 03440621
DIČ: CZ0344062